Tích hợp · Chăm sóc khách hàng qua Zalo
Lễ tân bấm một nút trên hồ sơ khách, khách nhận tin Zalo mang tên và logo nha khoa: xác nhận lịch, nhắc hẹn, cảm ơn, mời đánh giá. Điểm khách chấm quay về thẳng báo cáo, kèm lý do, để gọi lại chăm sóc đúng người.
Video
Video ngắn về lý do nha khoa nên chăm sóc khách bằng Zalo OA của chính mình thay cho Zalo cá nhân của từng nhân viên. Cuối video là tin xác nhận thanh toán: khách thấy đúng số tiền ghi trên phiếu thu, lệch một đồng là khách hỏi lại ngay.
Vì sao
OA, lịch sử tin và phản hồi của khách thuộc về nha khoa, không nằm trong điện thoại cá nhân. Nhân sự nghỉ, khách vẫn ở lại.
Mọi tin xác nhận, nhắc lịch, cảm ơn đi từ một OA chính danh với mẫu thống nhất, không mỗi người nhắn một kiểu.
Điểm khách chấm về thẳng hồ sơ và báo cáo. Nhân sự không sửa, không xoá được.
Nhân sự chỉ bấm một nút trên hồ sơ khách; phần mềm tự ghép đúng tên khách, giờ hẹn, bác sĩ, cơ sở.
Sáu tình huống có sẵn
Mỗi tình huống gắn với một mẫu tin của nha khoa đã được Zalo duyệt. Nút gửi chỉ hiện khi đúng ngữ cảnh: có lịch sắp tới, khách vừa ra về, vừa thu tiền, hay hôm nay là sinh nhật khách.
Nội dung trên là ví dụ. Chữ, hình và nút bấm trong tin do nha khoa tự soạn khi đăng ký mẫu tin với Zalo. Hiện nhân sự bấm gửi từ hồ sơ khách; gửi tự động theo lịch hẹn đang được phát triển.
Cách hoạt động
Trên hồ sơ khách, tab Zalo hiện sẵn các tin gửi được lúc này. Không gõ nội dung, không chọn nhầm khách.
Tin đến từ OA có tên, logo của nha khoa. Trạng thái "đã tới máy khách" hiện ngay trên hồ sơ.
Khách bấm số sao, chọn những điều chưa hài lòng và viết thêm nếu muốn, ngay trong tin Zalo.
Điểm, lý do và lời khách viết ghi vào hồ sơ khách, cộng vào báo cáo của cả phòng khám.
Báo cáo
Điểm thấp thường không nằm ở tay nghề bác sĩ mà ở khâu phục vụ: chờ lâu, thái độ, thủ tục, người đến sau được vào trước, nhà vệ sinh. Báo cáo gom đúng những điều đó để phòng khám sửa và gọi lại khách.
| Bác sĩ | Lượt | Điểm TB | ≤ 3 sao |
|---|---|---|---|
| BS Minh | 58 | 4.9 | 1 |
| BS Hạnh | 41 | 4.7 | 3 |
| BS Tuấn | 33 | 4.6 | 4 |
Hẹn 9h mà 9h40 mới được vào.
Thanh toán lâu, hỏi không ai trả lời.
| Lý do | Lượt chọn | Điểm TB | ≤ 3 sao |
|---|---|---|---|
| Chuyên môn bác sĩ | 64 | 4.9 | — |
| Thái độ nhân viên | 38 | 4.6 | 2 |
| Chờ lâu | 9 | 2.8 | 6 |
| Thủ tục hành chính | 7 | 3.1 | 4 |
| Cơ sở vật chất | 5 | 3.4 | 2 |
| Tình huống | Tổng | Tới máy |
|---|---|---|
| Xác nhận lịch hẹn | 310 | 304 |
| Nhắc lịch hẹn | 262 | 256 |
| Mời đánh giá sau khi ra về | 322 | 316 |
| Xác nhận đã thu tiền | 96 | 94 |
Số liệu trong các bảng trên là minh hoạ.
Bắt đầu
Cần một Zalo OA doanh nghiệp đã xác thực, mẫu tin đã được Zalo duyệt và ví ZBS có số dư để trả phí tin.
Chủ nha khoa đi năm bước có hướng dẫn: khai App Zalo, nối OA, đồng bộ mẫu tin, gửi thử, rồi bật gửi thật.
Gắn mẫu tin vào tình huống, phần mềm tự gợi ý ghép tên khách, giờ hẹn, bác sĩ. Từ đó nút gửi hiện trên hồ sơ khách.
Việc kết nối làm phần lớn trên trang Zalo Developers và Zalo Business, cần người quen kỹ thuật Zalo. Nha khoa chưa có người quen việc này thì liên hệ DentalX hỗ trợ.
Chi phí
| Hạng mục | Ai thu | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tính năng chăm sóc khách hàng qua Zalo | DentalX | Có trong các gói trả phí |
| Phí mỗi tin gửi đi | Zalo | Trừ vào ví ZBS của nha khoa theo bảng giá của Zalo |
* Đơn giá tin do Zalo quy định theo loại tin và có thể thay đổi; xem bảng giá của Zalo. Báo cáo trong DentalX hiện chi phí ước tính; số Zalo trừ thật xem ở ví ZBS của nha khoa.
Câu hỏi thường gặp
Tin đi từ OA của nha khoa, có tên và logo nha khoa, theo mẫu đã được Zalo duyệt. Lịch sử tin và điểm khách chấm nằm trong hồ sơ khách của phòng khám chứ không nằm trong điện thoại của nhân viên, nên nhân sự nghỉ việc thì dữ liệu vẫn ở lại.
Hiện tại nhân sự bấm gửi từ hồ sơ khách, mỗi tin một nút, phần mềm tự điền nội dung. Gửi tự động theo lịch hẹn (xác nhận, nhắc hẹn, mời đánh giá khi khách ra về) đang được phát triển.
Zalo thu phí theo từng tin và trừ vào ví ZBS của nha khoa; DentalX không thu thêm trên mỗi tin. Tính năng có trong các gói trả phí của DentalX.
Điểm, lý do và lời khách viết ghi một lần vào hồ sơ khách và báo cáo; nhân sự không sửa, không xoá được. Cả phòng khám xem được báo cáo đánh giá, trong phạm vi cơ sở mình được phân công.
Cần đăng ký Zalo OA doanh nghiệp và xác thực với Zalo trước, sau đó đăng ký mẫu tin. DentalX hỗ trợ nha khoa đi qua các bước này và kết nối vào phần mềm.
Theo quy định của Zalo, tin chăm sóc khách hàng và khuyến mãi chỉ gửi được từ 07:00 đến 22:00; tin giao dịch như xác nhận lịch hẹn, xác nhận thanh toán gửi được cả ngày.
Cho DentalX biết nha khoa đã có Zalo OA hay chưa — DentalX hỗ trợ chuẩn bị mẫu tin và kết nối.
